1964年10月的某一天，一位朝气蓬勃、活泼开朗的年轻人推开了中国科学院山西煤化所技术档案室的大门，坐在办公桌前，映入她眼帘的是几本厚重的工作参考书籍和规章制度。自此，开始了她一生的档案工作事业。这位年轻人，就是在我所从事档案工作四十余年的张雪桂老师。时隔六十年，与张老师谈起工作往事，她仍清晰地记得引领自己走上档案事业的那两本书，书名分别是《档案管理学》和《技术档案管理学》，往事依旧历历在目……

张雪桂（左四）获科技事业单位档案管理表彰

第一篇  从技术档案室启程

中国科学院山西煤化所的前身是中国科学院煤炭研究室，于1954年在大连中国科学院石油研究所(即现在的中国科学院大连化学物理研究所)挂牌成立。1961年，煤炭研究室扩建为中国科学院山西煤炭化学研究所并搬迁至煤乡之称的山西太原，主要研究方向是煤的气化、液化，碳纤维和新型炭材料等。据张雪桂老师回忆，1963年，张秀芳同志(山西煤化所第一届党委副书记罗先河同志的夫人)到情报组档案室工作，1964年9月调离山西煤化所。在这段工作期间，张秀芳老师整理了山西煤化所前身大连化物所煤炭研究室迁至太原时带回的“几大箱”课题档案,制定了“技术档案管理规定,”编写印制了有关整理科技档案所需的各种表格、装订夹等。

1965年，因工作管理的需要，技术档案室由情报组划归计划科(科研处的前身)管理。这一时期，党办有专人负责文书档案的积累和保管;科研处技术档案室负责集中统一管理全所的科技档案。具体包括科研档案、基本建设档案、压力容器档案及声像档案，业务上与科研处相对独立。

压力容器底图档案

基建档案

第二篇  八十年代档案工作凝心聚力、更上一层

“十年动乱”之后，百废待兴，各行各业迎来了改革的春风。中科院山西煤化所迅速恢复了科研、生产和管理等各项工作，我所科技档案工作也向前迈了一大步。档案室专职档案人员增加到2人，张雪桂老师全面负责档案室各项工作，并作为专职保密员，负责全所保密的事务工作，杨秀兰老师负责科技档案。在各课题组均有兼职档案员，在全所形成档案管理体系。我所的科技档案工作基础扎实，工作制度得到上级部门的肯定，是当时国家档案局在山西省唯一的统计报表试点单位。

不断丰富库藏，建立高质量档案。档案最大特点在于自身的成套性，完整的科研档案包括开题、实验、总结、鉴定、推广五大部分材料，是科研人员开辟新的研究领域不可缺少的基础，对于科研人员总结过去、指导现在、规划未来、推动科技发展具有重要意义。充分发挥档案的价值，是档案工作者的重要职责。两位档案主管老师坚持开题建档，随时收集、及时归档，保证档案质量。这一“开题建档、课题跟踪”的方法，被中国科学院列入档案工作规范，即“四同步”管理方法。在八十年代末期，技术档案室室藏科研档案2000余卷;基本建设档案200余卷;压力容器档案54卷;声像(包括照相底片)档案44盒(册)，档案资源不断积累和丰富。

不断完善和健全我所档案管理制度。“七·五”期间，遵照国家科研档案管理暂行规定和中国科学院科研档案工作规范的要求，技术档案室重新修订山西煤化所科技档案工作细则，按照不同学科，不同专业规定不同的归档范围。而且，根据国家档案局《基本建设档案资料管理暂行规定》，制定了我所基建档案工作细则和保管年限表。规章制度的保驾护航，使我所的基建档案质量逐步提高，档案人员参与到工程建设和验收环节当中，起到监督和指导的作用。

狠抓档案材料的开发编研工作。传统的档案资源利用，档案工作者通过编制系统、完整的卡片、案卷目录、流水账等检索工具，保障档案的查借阅和保存。档案室每年的查阅人次平均在二百七十多人次。在繁复的日常工作中，张雪桂和杨秀兰两位老师体会到经常被科研人员查阅的档案往往是我所取得科研成果和获奖的科研项目，经统计，从 1978-1988年，我所取得的科研成果131项，受到国家、中国科学院、以及化工部等各种奖励74项，两位老师抓住这一利用热点，以档案室所保存的材料为依据，在负责成果管理的李文燕同志的协助下，编写《煤化所科研成果档案信息揭示》，约十万余字。该揭示于1989年6月通过所级鉴定，并获得省档案局科技进步三等奖。此外，技术档案室还参与编写了煤化所军工发展史，其内容包括史实概述、人物篇、大事记、回忆录及重要的科研档案材料等。

成果鉴定证书

省档案局科技进步三等奖

省档案局科技进步三等奖

学习宣传“档案法”，落实“院规范”，保护我所知识产权，维护我所和科研人员正当权益。1987年《档案法》颁布实施，档案室把档案法的学习列入全所普法教育之中。请分管领导带头学习，全所职工利用假期的时间学习讨论，张雪桂和杨秀兰两位老师还参加山西省组织的档案法知识考试，齐抓共管将学习档案法的活动不断引向深入，使全所职工都懂得档案法所赋予自己的权利和义务。档案法和院规范成为我所新职工和新生入所教育的必备且重要的课程。

文书库房

第三篇  综合档案室的成立国家二级档案管理单位的授予

经过数十年的积累，山西煤化所技术档案室在业务范围、管理能力和室藏档案等各个方面均有深厚的积淀和专业的提高。1992年，根据实际工作的需要，山西煤化所成立综合档案室，集中统一管理全所各类档案，包括文书、科研、基建、设备、财务、压力容器、研究生课题、死亡人员档案和专利、获奖证书、样品等实体档案，以及照片、录像等声像档案。档案工作迈上了一个新的更高的管理阶段。1997年，经过综合档案室和全所的不懈努力，被国家档案局评为国家二级档案管理单位。

山西煤化所全宗档案

国家二级档案管理单位申请材料

国家二级档案管理单位牌匾

这一时期，综合档案室的专职档案人员扩充为4人，张雪桂老师任档案室副主任、全面负责综合档案室工作和专职保密员工作，杨秀兰老师负责科技档案，陈连菊老师负责文书档案，张春爱老师负责库房管理和日常的查借阅工作。综合档案室与全所职工和学生从入所到离所都有着密切的联系，入所教育内容有档案培训，退休、离所要有档案部门签字，加强了档案业务能力指导和检查监督，提高了档案工作的整体建设和综合管理水平。

左起张雪桂 陈连菊 张春爱 杨秀兰

档案管理工作不断提高。首先，是制度的不断完善。综合档案室先后修订和制定了科技文书、基建、设备、中试基地档案工作细则,以及压力容器档案规定。其次，建立了以全宗介绍、分类方案、库存量统计、鉴定销毁清册、移交目录、编研材料为主要内容的全宗卷。制作课题、案卷卡、文件卡、成果卡、职能部门分类卡、专利卡、研究生卡等9种检索卡片，以及账本、总账等检索工具。

注重档案的编研工作。对我所近200项成果进行审定，编制山西煤化所最新应用成果专辑，图文并茂，有单页和合订本两种，促进科研成果更快更多地进入技术市场，也是科研管理部门为科研一线服务的一种尝试。汇编材料多次应用于成果展览会、技术洽谈会，为我所项目转让、技术合作做出自己的绵薄之力。1993年，山西煤化所最新应用成果专辑获山西省档案局科技成果二等奖。

山西煤化所最新应用成果专辑成果鉴定证书

档案编研成果

检索卡片柜

课题组科研课题检索卡

中试基地项目档案建设。坐落在我国煤炭之乡的山西煤炭能源化工中试基地是中国科学院“七•五”和中国科学院后十年重大基本建设项目之一,1986年9月20日正式破土动工，历经12年的建设，1994年明确中试基地档案由综合档案室集中统一管理，经过长期的艰苦工作，在工程技术人员与档案人员的共同努力下，完成了对中试基地档案的收集、整理、著录,形成宝贵的档案资源。并制定了山西煤炭能源中试基地档案管理条例,明确了归档范围、档案整理组卷、管理、利用等要求，使档案工作走向制度化、规范化和科学化。陈连菊老师编制了中试基地文书、基建档案汇编。

中试基地档案目录汇编

第四篇  新老交替、“全院贯标”档案工作迈向新征程

时光流逝，岁月如歌。山西煤化所历经五十年的科技强所之路，迈向了新世纪。煤基合成油技术、高性能碳纤维和灰熔聚流化床粉煤气化技术为代表的一批具有自主知识产权的技术成果受到了国家、地方政府和企业的高度关注和支持，并稳步走向社会，逐步实现产业化，填补国家战略需求与国防材料需求的空白。档案，见证了山西煤化所的发展之路。

档案，是历史、是传承。新一代档案工作者必将传承老一辈档案人对承载着深厚文化积淀和经验总结的珍贵档案默默守护的工作品格，坚守使命担当，守好用好档案资源，推动档案事业高质量发展。新世纪伊始，山西煤化所综合档案室面临工作人员的新老交替，所领导高度重视，对新的档案工作者提出了更高的要求，以适应档案事业的发展。综合档案室专职档案人员编制2名，这一时期，陈连菊老师负责综合档案室整体工作，其他老师陆续退体，增加了年轻的档案人。

2006年，朱婧文参加工作，负责科技档案。2011年，陈连菊老师退休，朱婧文负责综合档案室整体工作，王燕加入档案室，负责文书档案。综合档案室也随着所行政机构的改革而划属不同的部门，2001年划属文献网络中心，2009年由文献网络中心划属科技开发处，2020年调整归入综合办公室，同年，王鑫调入负责文书档案。

库房整理 朱婧文（右二）

开展档案宣传。2016起连续八年开展国际档案日宣传活动,以“档案与民生”“我们的记忆”“档案精品展”“珍藏的回忆 - 老照片”“档案话百年”“历史不忘开拓者”“喜迎二十大--档案见证荣誉 创新共担史命”等不同的主题，以展板、视频、微信公众号知识竞答、获奖证书宣传图册、老科学家讲述科研等丰富的展现形式在全所范围进行档案宣传。

档案进馆工作。2007年，2018年分别完成档案一期、二期数字化及移交进馆工作。进馆工作时间长，涉及档案年度跨度大，组织、鉴定环节多，山西煤化所两次档案进馆，前后历经6年多的时间，通过摸排、鉴定、整理、数字化、验收、最终向中国科学院档案馆移交 1954至1990年形成的文书、科研、中试基地、照片档案，共计1515卷/248件。

档案进馆聘请退休职工组织鉴定

档案进馆整理 朱婧文（前） 王燕（后）

中科院档案馆二期移交进馆档案

档案数字化工作。对我所1954 年建所至1990年的文书、科研档案开展数字化工作，实现了存量档案数字化保存与利用，共形成电子档案1658卷，8197件。将专利证书1300余件和获奖证书200余件数字化，建立了专利和获奖证书数据库。将形成的电子档案实行服务器、光盘、移动硬盘三种形式备份保存，为下一步数字档案室的建设做准备。

库房建设。增设涉密档案库房。文书、科研档案库房安装了密集架替代过去使用的五节铁皮柜，配备空气消毒机、档案消毒柜、防磁柜等设备，安装门禁系统、监视器、报警器、三铁、消防栓,做到人防物防技防,具备防盗、防火、防霉菌、防虫等能力。科研库房、文书库房及涉密档案库房共存放10类档案，7700余卷，10万余件，档案库房面积130m2，档案的保存和管理更加专业化和规范化。

获奖情况。先导专项项目“低阶煤高效梯级利用关键技术与示范"的档案管理,获得中科院“十三五”档案工作优秀专项--重大科技项目档案管理优秀专项的称号。档案宣传微视频“小”有才的战士--彭少逸院士，在中科院 2021年度“档案中的科学家故事”微视频征集与展播活动评为中科院档案馆三类档案微视频。《中国院士与祖国同行》一文荣获中国人民大学档案学院主办的“档案见证历史巨变--庆祝建党100 周年”学术论坛论文三等奖。《科研院所科学数据与科研档案协同管理之思考与举措》，获选中国档案协会科技档案与科学数据管理学术委员会2023年学术年会优秀论文。

论文专著。发表期刊论文7篇，学术论坛论文1篇，中国档案协会学术年会论文1篇。

第五篇  “十四•五”开篇档案工作谱写新篇章

2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，提出了到2025年，档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化的发展目标，为建设档案强国奠定坚实基础。到2035年，档案资源建设质量、档案利用服务水平、档案治理效能和管理现代化程度进入世界前列的宏伟目标。

2022年4月，中国科学院印发《“十四五”档案工作发展规划》，发展目标为:到 2025年，档案治理能力、利用服务水平显著提升，形成全面覆盖科研活动的科技档案工作发展新格局，基本实现档案工作数字转型。

进入“十四·五”时期，我所综合档案室按照国家档案局和中国科学院档案馆的部署，数字档案室建设在不断推进。综合档案室努力加强与山西省档案局的联系与沟通，2024年，朱婧文选举为山西省档案学会第八届理事会理事，增强档案工作的院地交流与合作。

山西煤化所历经70年的披荆斩棘、砥砺奋进。匆匆数十载，我所科研工作者不忘初心，求真务实，不断创造出一个又一个科研成果，在能源和材料领域突破系列关键技术，满足国家能源战略安全、国防安全和社会经济可持续发展的战略性重大需求。我所档案工作者也一定要增强职业自信，充分发挥档案工作“存史资政育人”的重要作用，为筑梦科技现代化，助为同行!

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